Ser tu propio jefe y hacer tu horario suena bien, pero a la hora de la verdad, emprender te obliga a tener mucha disciplina, si no quieres morir en el intento. ¿Quieres que te cuente algunas de las claves de productividad que a mí me han salvado? Aquí te explico algunas reglas que he aprendido leyendo y que he ido aplicando yo mismo. He visto sus beneficios, y me han hecho posible crecer profesionalmente y conseguir buenos resultados, sin sacrificar mi vida personal.
1. La técnica Pomodoro
Inventada por un italiano, esta técnica es una joya para mejorar el rendimiento. La idea es dividir las tareas en ciclos de 25 minutos llamados Pomodoros. Cada ciclo haces 5 minutos de descanso, y cuando has hecho 3 descansos, el siguiente lo haces de 15 minutos. En realidad puede parecer de sentido común, pero te recomiendo que pruebes aplicarla con metodología y disciplina, y te sorprenderá lo rápido que avanzas.
Lo que más ayuda de esta regla de productividad es que te obliga a aprovechar al máximo cada media hora de tiempo. Además, es útil porque te fuerza a descansar, y aunque parezca mentira, sin descanso es imposible rendir bien mucho tiempo.
2. La regla de los 2 minutos
Otra de las reglas de productividad que más me gustan es esta sencilla norma inventada por David Allen. Si no has leído Getting things done, te aconsejo que lo hagas porque es un verdadero pozo de sabiduría de la gestión del tiempo.
La regla es muy simple: lo que dure 2 minutos ¡nunca lo pospongas! Por ejemplo, imagina que te llega un correo que básicamente te envía un cliente para que le digas tu disponibilidad de agenda para una reunión. Solo necesitas mirar tu calendario y ver huecos, y enviárselos. ¿Para qué dejarlo para más tarde?
Lo que dice el gurú de la productividad David Allen es que las tareas de 2 minutos te quitan más tiempo si las pones en la agenda que el que tardas en hacerlas o delegarlas. Además, lo curioso es que no nos damos cuenta del estrés que nos quitamos cuando avanzamos tareas, por pequeñas que sean. ¿No te pasa a ti que cuando tachas algo de una lista de cosas a hacer te da cierto gusto? Ese refuerzo positivo nos da energía durante el día para seguir avanzando con la jornada.
3. El cuadrante urgente-importante
El problema que tiene la técnica anterior es que te podría llevar al punto del colapso si eres de esas personas encantadoras que nunca saben decir que no. ¿Te pasa eso? Más aún si tele-trabajas y a la que te distraes ya estás cogiendo el teléfono, recibiendo un paquete en la puerta, poniendo una lavadora o regando las plantas. Por ejemplo, una tarea como contestar un whatsapp o hacer un sandwich a tu pareja puede ser solo 2 minutos. Por supuesto que tiene que haber vida social y vida personal, pero cada cosa a su momento. Además, hay algunas interrupciones durante el día que solo nos hacen perder el tiempo y nos aportan muy poco. Por eso Stephen Covey, otro gran autor que te aconsejo, habla del cuadrante urgente-importante. ¿Has leído su bestseller ‘Los siete hábitos de la gente altamente efectiva’? En este libro explica lo que te voy a contar ahora.
Cuando vayas a hacer algo, pregúntate si es urgente e importante, o si es solo una de las cosas, o incluso ninguna. En caso de que la tarea sea poco urgente y poco importante ¡no dejes que te distraiga! Gran parte del éxito profesional viene de saber enfocarse en los objetivos, evitar interferencias innecesarias, como reuniones improductivas o pérdidas de tiempo y energía durante el día.
4. El deporte
La vida sedentaria no ayuda a que tengas éxito, aunque te pueda parecer que ir a correr o perder una hora diaria en el gimnasio te reste horas de trabajo. Si eres de los míos y ya practicas deporte con frecuencia, sabrás que la actividad física no solo afecta a ponerse en forma. Se nota en el estado de ánimo, ayuda a concentrarse mejor y además hace que física y mentalmente estés más ágil para todo.
Noto una gran diferencia las temporadas en que me tomo en serio la disciplina de ir a hacer deporte todos los días. En cambio, las épocas en que por viajes o algún problema no he podido ir a hacer mi entrenamiento o salir a correr, he notado que me encontraba peor y todo me costaba mucho más.
5. Una vida balanceada
Más allá de las técnicas de productividad, ¿de qué serviría lograr sesiones y jornadas de máximo rendimiento si al final te quemas o mueres de estrés? No somos robots, y tenemos unas necesidades que hacen que no todo sea cuestión de apretar más fuerte. Una herramienta muy útil para darse cuenta de esto es la que usan muchos coaches motivacionales, la rueda de la vida.
Estos son los puntos que tiene que tener tu rueda de la vida: trabajo, dinero, amistad, amor, familia, entorno fìsico, salud, ocio, desarrollo personal, deporte y contribución a la sociedad. Lo que te aconsejo es que dibujes un círculo en una hoja de papel y lo dividas en ocho triángulos. Pinta el porcentaje de cada triángulo en función de lo satisfecho que estés en ese área de tu vida. Por ejemplo, si has asignado un triángulo al dinero, y en eso estás en el 50% de satisfacción, pintarías la mitad del triángulo desde el centro del círculo.
Básicamente la idea es que para que tu vida gire bien y no se colapse, necesitas cubrir una cierta satisfacción en todos los temas. Si tienes el máximo triunfo profesional pero descuidas al completo tu vida social, tu familia, amigos y aficiones, tarde o temprano te pasa factura. También pasa al revés, porque hay muchos emprendedores que se dedican horas y horas a hacer actividades de networking, conociendo gente y demás, pero si no ingresan el dinero suficiente acaban quemados.
¿Tienes la sensación de que no llegas a todo y de que te falta tiempo? Puedo ayudarte.
