Recuerdo esa sensación de entrar en mi correo y sentirme abrumado por tantos e-mails que contestar. Tenía la sensación de no saber por dónde empezar, y eso me generaba mucho estrés, sobre todo los lunes por la mañana. Además, cuando tenía el correo lleno, a veces se me pasaba responder a tiempo algunos correos importantes, y perdía oportunidades de clientes. Por eso planté cara, y decidí marcarme el Reto Inbox Cero: así fue como logré tener mis e-mails siempre al día.
Lo primero, clasificar tu correo
Cuando ordenas un armario, necesitas cajones y separadores para tener cada cosa en su sitio, y con el email pasa exactamente lo mismo. Gmail me abrió los ojos con el invento de las Etiquetas, que te facilitan el sistema para distribuir los correos según criterios.
Criterios para organizar los e-mails de tu bandeja de entrada
1- Ver más tarde
Hay una serie de correos que todos recibimos que pueden ser interesantes pero no urgentes, y otros son poco urgentes pero importantes.
Todos los e-mails que no tengas que atender ahora mismo, ¿qué hacen ocupando espacio y generándote estrés en tu Inbox?
Yo los proceso y pongo en su etiqueta/carpeta correspondiente. Así, más tarde los puedo atender en algún rato de calma.
Además, Gmail tiene una opción que me encanta: posponer. Es genial para los procrastinadores.
Por ejemplo, me llega un correo con el link de un webinar al que me he escrito. Si es dentro de un mes, lo pospongo a dos días antes de la fecha, y así me olvido hasta entonces.
2- Clasifica los emails por Clientes
Cada cliente nuevo que empieza a trabajar conmigo tiene su propia etiqueta donde coloco todos sus correos. Así, cuando tengo que ir a consultar algún dato previo que me envió hace tiempo, lo encuentro muy rápido.
Además, utilizo algunos símbolos para recordarme cosas. Por ejemplo, el signo de información me sirve si en ese correo hay un adjunto o dato que me interesa. El check verde me sirve para confirmar que ese tema ya está totalmente cerrado.
Los signos se pueden personalizar desde el apartado de Configuración de Gmail:
3- Agrupa los emails de Formación
Es posible que seas como yo y tengas unas cuantas webs, blogs o revistas que sigas con frecuencia. En ese caso, te pueden pasar 3 cosas: te distraes mientras trabajas, te saturas con e-mails inútiles y acabas te arrepintiendo de haberte suscrito… Y la tercera es la que te recomiendo: crea un apartado para tu formación.
Funnel hacking: También puedes hacerte otro con la competencia para seguir lo que hacen, por ejemplo su workflow de e-mail marketing.
Después de clasificar los correos, ordena tu tiempo
Puedes tener un correo muy ordenado, pero si no organizas tu agenda no sirve de nada. Yo tengo siempre el correo abierto en otra pestaña mientras trabajo. Eso sí, no me dejo distraer por cualquier correo que me llega.
Si es urgente, lo abro y respondo al momento. Si no, lo pospongo en el tiempo que corresponda. Si es un correo para ver esta tarde o mañana, ‘Más tarde’ es donde irá a parar.
Establezco siempre una hora al día, normalmente al final de la jornada, para ver los correos de ‘Más tarde’. Así voy limpiando el ‘cajón de sastre’.
Otro truco que me encanta de Gmail es poder programar un envío. Lo uso mucho cuando leo e-mails por la noche.
Si quiero responder a alguien pero no quiero que se asuste porque le envié un correo a las dos de la madrugada, lo programo para el día siguiente por la mañana.
Mi vida ha cambiado desde que tengo Inbox Cero
Parece algo irrelevante, pero un correo despejado te limpia la mente, y te hace ser mucho más eficiente. Como emprendedor te recomiendo que no infravalores el poder del inbox cero. ¡Ganarás mucha productividad y bienestar también! Puedo ayudarte a conseguirlo. ¡Apúntate al training!
